La nueva Ley del Teletrabajo y la protección de datos.

La situación creada por la pandemia de COVID 19 ha precipitado la adopción generalizada, o al menos en mucha mayor proporción que antes, del teletrabajo como forma de mantener la actividad laboral evitando desplazamientos y contagios. Esta realidad ha llevado a la tramitación del Real Decreto Ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia o, como comúnmente es conocida, Ley del Teletrabajo, de reciente entrada en vigor en España.

En este post repasamos los aspectos más importantes de la nueva normativa y los requisitos para su aplicación, con especial atención a todo lo referente a Privacidad y Protección de Datos (ver apartado 10).

Se define trabajo a distancia como la actividad laboral realizada fuera del centro de trabajo, ya sea el domicilio particular del empleado o cualquier otro lugar. Teletrabajo es el trabajo a distancia llevado a cabo de forma exclusiva o preponderantemente por medios telemáticos, informáticos o de telecomunicaciones. Trabajo presencial es aquel que se realiza en el centro de trabajo o el lugar designado por la empresa.

En este post usaremos teletrabajo englobando las dos primeras definiciones.

Esta ley es aplicable cuando el teletrabajo sea regular. Se entiende regular cuando el teletrabajo se preste un mínimo del 30% de la jornada durante un periodo de tres meses, o el porcentaje proporcional en función de la duración del contrato de trabajo. En este caso el acuerdo de teletrabajo deberá realizarse por escrito. La empresa entregará una copia a la representación legal de los trabajadores y otra a la oficina de empleo.

El contenido mínimo del acuerdo será el siguiente:

• Inventario del equipamiento necesario para teletrabajar.
• Enumeración de los gastos y cuantificación de la compensación de los gastos del trabajador a distancia y momento en que se debe abonar. Esto se corresponderá con lo indicado en convenio, en su caso.
• Horario de trabajo y reglas de disponibilidad.
• Distribución entre el trabajo presencial y a distancia.
• Centro de trabajo al que pertenece.
• Lugar desde donde teletrabajará.
• Plazos de preaviso para el ejercicio de situaciones de reversibilidad.
• Procedimiento en caso de haber dificultades técnicas que impidan el trabajo.
• Medios de control empresarial de la actividad, si existen.
• Duración del acuerdo.
• Instrucciones dictadas por la empresa, previa consulta de los representantes, para la protección de datos y seguridad de la información específicas para el trabajo a distancia.

En los contratos de trabajo con menores y en los de prácticas, formación, o aprendizaje, se exige al menos un 50% de prestación presencial de servicios.

Los empleados que teletrabajen deben tener los mismos derechos que los presenciales: retribución, tiempo de trabajo, formación, promoción, conciliación etc… En concreto se citan los siguientes:

• Derecho a la formación
• Derecho a la promoción profesional
• Derecho a recibir los medios suficientes
• Derecho a la compensación de gastos
• Derecho a un horario flexible
• Derecho al registro horario
• Derecho a la prevención de riesgos laborales
• Derecho a la intimidad y protección de datos
• Derecho a la desconexión digital
• Derechos colectivos

Además, los empleados que desde el primer momento hayan teletrabajado durante toda su jornada laboral tendrán preferencia para ocupar puestos total o parcialmente presenciales.

El teletrabajo será voluntario tanto para el empleado como para la empresa. Si un empleado se niega a teletrabajar no será causa justificada de despido ni de modificación sustancial de las condiciones de contrato. La modificación de las condiciones será de mutua acuerdo entre empleado y empresa, formalizado por escrito antes de su aplicación y entregado a la representación legal del empleado.

La empresa podrá aplicar un sistema de registro horario que refleje fielmente el tiempo de trabajo, incluyendo el inicio y la finalización de la jornada. También podrá adoptar las medidas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento de las obligaciones del empleado, incluyendo medios telemáticos. Asimismo, los empleados deben cumplir las instrucciones recibidas referentes a la protección de datos personales y seguridad de la información, así como del uso y conservación de los equipos puestos a su disposición.

Como excepción a todo lo explicado anteriormente, las empresas que hayan aplicado el teletrabajo excepcionalmente debido a los estados de alarma o disposiciones debidas al Covid 19 no tendrán que acordar por escrito las condiciones de teletrabajo. Además, se entenderá cumplida la obligación de realizar la evaluación de riesgos laborales, a través de una autoevaluación voluntaria de los trabajadores. Sin embargo, la empresa está obligada a facilitar a los trabajadores el material necesario para realizar el teletrabajo.

PRIVACIDAD Y PROTECCIÓN DE DATOS

La Ley de Teletrabajo hace referencia a la Privacidad y Protección de datos en cinco artículos.

Los artículos 17 y 18 tratan los derechos de los empleados a la intimidad y protección de sus datos (art. 17) y a la desconexión digital (art. 18).

• El artículo 17 dice que “La empresa no podrá exigir la instalación de programas o aplicaciones en dispositivos propiedad de la persona trabajadora, ni la utilización de estos dispositivos en el desarrollo del trabajo a distancia”.

También que “Los convenios o acuerdos colectivos podrán especificar los términos dentro de los cuales las personas trabajadoras pueden hacer uso por motivos personales de los equipos informáticos puestos a su disposición por parte de la empresa para el desarrollo del trabajo a distancia, teniendo en cuenta los usos sociales de dichos medios y las particularidades del trabajo a distancia”

• El artículo 18 remite al artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018, la LOPD-GDD, cuyo contenido ya fue enviado a nuestros clientes en forma de política en el documento “Política de desconexión digital y teletrabajo web”, también mencionado al principio de esta misma política.

Los artículos 20 a 22 se encuentran en el Capítulo IV de la ley, “Facultades de organización, dirección y control empresarial en el trabajo a distancia”. Se citan completos a continuación.

     –       Artículo 20. Protección de datos y seguridad de la información.

1. Las personas trabajadoras, en el desarrollo del trabajo a distancia, deberán cumplir las instrucciones que haya establecido la empresa en el marco de la legislación sobre protección de datos, previa participación de la representación legal de las personas trabajadoras.
2. Las personas trabajadoras deberán cumplir las instrucciones sobre seguridad de la información específicamente fijadas por la empresa, previa información a su representación legal, en el ámbito del trabajo a distancia.

      –      Artículo 21. Condiciones e instrucciones de uso y conservación de equipos o útiles informáticos.

Las personas trabajadoras deberán cumplir las condiciones e instrucciones de uso y conservación establecidas en la empresa en relación con los equipos o útiles informáticos, dentro de los términos que, en su caso, se establezcan en la negociación colectiva.

• Artículo 22. Facultades de control empresarial.

La empresa podrá adoptar las medidas que estime más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento por la persona trabajadora de sus obligaciones y deberes laborales, incluida la utilización de medios telemáticos, guardando en su adopción y aplicación la consideración debida a su dignidad y teniendo en cuenta, en su caso, la capacidad real de los trabajadores con discapacidad.

La empresa, y el teletrabajador, deberán tener muy en cuenta las medidas de seguridad que se hayan definido, tanto para el trabajo presencial como para el teletrabajo, haciendo un énfasis especial en:

Seguridad de los datos

• Medio seguro de comunicación, siendo recomendable el uso de VPN´s
• Copias-Backup de seguridad, especialmente de los datos almacenados en el dispositivo local
• Privacidad del espacio destinado al teletrabajo, incluyendo familiares o personas convivientes
• Uso de Antivirus – Firewall configurados por la empresa
• Uso exclusivo de aplicaciones autorizadas por la empresa
• Navegación por Internet limitada a autorizadas por la empresa

Dispositivos proporcionados por la empresa

• PC´s-Notebooks-Tablets-Móviles para uso exclusivamente laboral, no compartido con terceros.

Atención al audio y su posible acceso por terceros

• Conversaciones telefónicas, videoconferencias y mensajes de voz

Atención a la impresora asignada al teletrabajo

• Uso exclusivo profesional
• Atención a trabajos pendientes de terminar por errores-falta de papel o tinta/toner
• Usar destructora de papel-medios, o dispositivos similares que aseguren la destrucción y/o eviten el acceso por terceros
• Nunca desechar documentos o medios en los contenedores públicos en la calle
• Cualquier dispositivo capaz de almacenar datos: pendrives, cd-dvd´s, teléfonos, tablet, etc… serán entregados a la empresa cuando no sean necesarios para aplicarles las operaciones de borrado seguro, o de destrucción del dispositivo en su caso.
• En ningún caso serán desechados de otra manera.

Dispositivos susceptibles de geolocalización

• En virtud de la normativa vigente, el RGPD y la LOPD-GDD, y por la Sentencia del Tribunal Supremo 766/2020, de 15 de septiembre, por la que se reconoce como válidos los datos de GPS a los efectos de control laboral, la empresa puede acceder a estos datos, aplicando las garantías previstas en la normativa.

 

MCA CONSULTORES puede ayudarle a adaptar su organización a las normativas de Privacidad y Protección de Datos. Estaremos encantados de atenderle.